Briefbogen

Briefbogen und Fax
Der Briefbogen ist nach den Normen DIN 676 und DIN 5008 entwickelt worden. Die Positionierung von Dachmarke, Briefkopf und Empfängerangaben ist verbindlich und darf nicht verändert werden. Bei Schreiben an mehrere Adressaten ist der Adressatenbereich entsprechend zu erweitern. Dabei müssen auf der ersten Seite im Textteil neben der Anrede mindestens vier Zeilen sichtbar bleiben. Ist dies nicht möglich, wird dem Schreiben ein separater Verteiler vorgeheftet.

Der Briefbogen enthält sämtliche Angaben, die im Behördenverkehr von Bedeutung sind. Das Feld „Behördenergänzung“ ist entsprechend zu verwenden für die vom Ministerpräsidenten eingerichteten Stellen für Beauftragte des Landes (z.  B. Minderheitenbeauftragte), die Personalvertretung, die Schwerbehindertenvertretung, die Gleichstellungsbeauftragte sowie für die in den Behörden eingerichteten Geschäftsstellen (z.  B. die Geschäftsstelle des Rates für Kriminalitätsverhütung im Innenministerium). Wegen der Beschränkung auf nur einen Bogentyp für Geschäftsbriefe wird die Ausweisung von besonderen Funktionen einzelner Personen wie folgt geregelt: Die besondere Funktion wird künftig Bestandteil der Unterschrift. Die Ausweisung ist dem Ministerpräsidenten, in den Ministerien den Ministerinnen und Ministern sowie Staatssekretärinnen und Staatssekretären, in der Staatskanzlei deren Chef und im Übrigen den Leiterinnen und Leitern der den Ministerien zugeordneten Ämter und nachgeordneten Behörden vorbehalten. Über eine Erweiterung dieses Personenkreises entscheiden der Ministerpräsident und die Ministerinnen und Minister für ihren Geschäftsbereich in eigener Zuständigkeit. Das Wort „Anlage“ kann durch Fettdruck hervorgehoben werden. Beim elektronischen Versand von Briefen wird eine PDF-Formatierung empfohlen.

Die inhaltliche Gestaltung des Brieffußes ist variabel und wird den Gegebenheiten der jeweiligen Behörde angepasst. Solange der Zugang für elektronisch signierte sowie verschlüsselte Dokumente nicht in vollem Umfang eröffnet ist, ist der Zusatz „Kein Zugang für elektronisch signierte und verschlüsselte Dokumente.“ erforderlich. Auf eine Gestaltung von Folgeseiten für Briefe wird verzichtet.

Bei Korrespondenz mit Außenwirkung wird grundsätzlich Recyclingpapier mit 80-er Weiße verwendet.

Ausnahmen
Die Vorgaben für die Gestaltung von Briefbogen und Fax gelten nicht für Gerichte und Staatsanwaltschaften, soweit sie in Rechtssachen tätig sind, Landesbetriebe nach § 26 Landeshaushaltsordnung, die der Aufsicht des Landes unterstehenden Körperschaften des öffentlichen Rechts ohne Gebietshoheit sowie die rechtsfähigen Anstalten und Stiftungen des öffentlichen Rechts. Ihnen wird jedoch empfohlen, sich bei der Gestaltung von Briefbogen und Fax an diesem Marken-Manual zu orientieren. Bei Briefbögen, die mit Hilfe automatischer Vorrichtungen erlassen werden, kann von den Regelungen abgewichen werden. Darüberhinausgehende abweichende Regelungen bedürfen der Zustimmung des für die Grundsatzangelegenheiten der Schriftgutgestaltung zuständigen Referats.

Auf Vorgaben für spezielle Briefbögen für Inhaberinnen und Inhaber besonderer Funktionen und für persönliche Briefbögen für die Ministerpräsidentin oder den Ministerpräsidenten sowie für die Ministerinnen und Minister wird verzichtet. Eine Orientierung an der Gestaltung des Briefbogens wird jedoch empfohlen.

Das Marken-Manual SH ersetzt die „Anweisung für die einheitliche Gestaltung von Geschäftskopf-Briefbögen in der Landesverwaltung vom 28.06.2005“ und deren Ergänzung (Schreiben vom 19.03.2010).

Das Briefpapier mit dem Corporate Design der Landesdachmarke wird von den Ministerien und der Staatskanzlei ausschließlich eingesetzt.